Как написать деловое письмо на английском

Бизнес, международные отношения требуют ведения переписки, постоянных коммуникаций. В силу этого умение корректно подготовить деловое письмо на английском – навык, который необходим для профессионалов и начинающих сотрудников, стремящихся к успешной карьере. Правильное оформление переписки, выполнение общепринятых норм и правил помогает произвести выгодное впечатление, добиться желаемого результата. Используя английский или иные иностранные языки, важно продемонстрировать высокий уровень их владения, понимание корпоративных подходов, характерных для стран назначения норм и стандартов.

Какой должна быть структура письма

Основное требование к деловому письму – четкость и логичность в изложении информации. Получатель должен однозначно понимать суть просьбы, обращения или предложения. Структура документа жестко не регламентируется, однако важно наличие в нем нескольких ключевых элементов.

Письмо обычно включает:

• данные отправителя, адрес – указываются вверху справа или слева в зависимости от страны;
• дата – проставляется под адресом, оформляется в британском либо американском стиле;
• полные данные получателя с указанием должности и адреса;
• приветствие – официальное обращение к представителю организации, компании;
• вступление – краткое изложение цели;
• основной блок – содержит информацию с описанием сути вопроса, аргументацией позиции;
• заключение – подводит итоги и делает дополнительные замечания;
• подпись отправителя.

Правильное оформление письма, как и хороший английский язык, важны для его положительного восприятия, удобства прочтения. Структура помогает получателю быстро найти нужную информацию, понять суть обращения.

Как правильно указывать адреса отправителя и получателя

Оформление адресов является важным элементом переписки. Оно во многом определяют внешний вид документа, влияет на восприятие другой стороной. Адрес отправителя обычно размещается вверху справа.

Британский стиль предполагает такой порядок:

• имя, фамилия;
• улица, номер дома;
• город;
• почтовый индекс;
• страна.

Такой подход помогает четко обозначить, откуда письмо отправлено.

Для США характерно, что адрес отправителя размещается вверху слева. Это является стандартом для американских деловых писем.

Образец оформления адреса отправителя выглядит примерно так:

John Doe

123 Main Street

New York, NY 10001

USA

Это позволяет адресату быстро идентифицировать отправителя и связаться с ним, если возникнет такая необходимость.

Данные получателя располагается чуть ниже даты, тоже слева.

Они имеет такую же четкую структуру:

• имя, фамилия;
• должность;
• наименование компании, учреждения;
• улица, номер дома;
• город;
• почтовый индекс;
• страна.

Обычно это оформляется таким образом:

Mr. Mark Smith

Head of Marketing

ABC Corporation

456 Elm Street

Los Angeles, CA 90001

USA

Формальное письмо на английском требует указания должности, полного названия компании, организации, структурного подразделения. Так проще избегать путаницы, передать его в нужный отдел или конкретному человеку.

Как нужно обращаться к адресату

Приветствие в деловом письме важно, так как задает тон всему сообщению, влияет на отношение к отправителю. Обращение должно быть формальным и вежливым, соответствовать принятым стандартам. Выбор зависит от того, известно ли имя и фамилия получателя. Играют свою роль предыдущие контакты, личное знакомство.

Если нет уверенности, как правильно обратиться, лучше использовать нейтральное приветствие:

1. To whom it may concern. Приветствие подходит для случаев, когда неизвестно, кто будет читать документ.
2. Dear Hiring Manager. Используется, когда нужно обратиться к кому-то неизвестному, кто принимает решения по найму.
3. Dear Mr. Silver или Dear Ms. Johnson. По отношению к женщинам предпочтительнее прибегать к Ms, если нет уверенности относительно их семейного положения. Mrs – когда известно о замужнем статусе адресата.

Мистер, миссис или мисс можно не использовать, если возникают сложности с идентификацией гендерной принадлежности руководителя или представителя. Есть только данные с именем и фамилией, которые мало о чем говорят.

При наличии ученой степени также лучше вместо Mr/Mrs/Ms использовать Prof (профессор) или иное подобное обращение. Это делает официальное письмо на английском более располагающим к коммуникации для получателя.

Следует помнить о проставлении знаков препинания. Для Британии характерно, что после сокращений не ставится точка, обращение заканчивается запятой. В американском варианте – точка после Mrs/Mr и завершающее двоеточие:

• British – Dear Mrs Brown,
• American – Dear Mr. Henshaw:

При более неформальном обращении, когда адресат хорошо знаком допускается использование имени, а не фамилии – Dear Andrew/Dear Mary.

Что предусматривает вступление

В первом абзаце письма важно четко указать цель обращения. Это позволяет получателю сразу понять его суть, создает правильное первое впечатление. Вступление должно быть кратким и информативным.

Эффективно донести свою мысль помогают фразы:

1. I am writing to inform you that… Формулировка подходит для случаев, когда нужно сделать важное объявление, передать информацию.
2. With reference to your letter of… Приемлемо при ответе на предыдущее сообщение и желании подчеркнуть продолжение коммуникации.
3. Thank you for your letter regarding… Подход показывает, что вы цените время и усилия собеседника.

Вступление должно быть логично структурировано. Сначала обозначьте основную тему, а затем переходите к деталям. Если пишете о встрече, укажите на желание ее обсудить – I would like to discuss the upcoming meeting scheduled for…

Конструктивное вступление привлекает внимание, подготавливает читателя к основной части письма, делает его более воспринимаемым и интересным.

Как раскрывать содержание основной части

Сделать сообщение максимально эффективным и понятным поможет соблюдение нескольких правил. Они делают основной блок сообщения содержательными и удобными для обработки. Главная часть письма требует использования более конкретной информации, приведения аргументации, аналитических данных. При необходимости автор ссылается на источники, прилагает отдельные документы.

Основные советы следующие:

1. Будьте ясными и конкретными. Деловая переписка на английском требует точного изложения мыслей, отсутствия двусмысленностей. Пишите простые и понятные предложения. Уходите от сложных конструкций. Вместо фразы I would like to express my interest in your proposal лучше сказать I am interested in your proposal. Это делает сообщение более доступным для восприятия.
2. Структурируйте информацию. Если у вас несколько пунктов для обсуждения, выделите их в отдельные абзацы. Это помогает читателю легко ориентироваться в тексте и быстрее находить нужные сведения.
3. Используйте вежливые формулировки. В переписке важно сохранять уважительный тон. Прямое Send me the report лучше заменить на Could you please send me the report? Такие формулировки повышают вероятность положительной реакции.

Иногда приходится сообщать плохие новости. Делать это следует очень деликатно, чтобы не вызывать шок. Лучше начинать со слов: I regret to inform you that… Это смягчает удар и показывает, что вам понятно негативное влияние информации.

В основной части раскрывается цель письма и содержатся все имеющие значение детали. Избегайте ненужной информации, которая отвлекает от заявленной тематики.

В последнем абзаце основной части можно кратко подвести итоги или указать на последующие шаги, которые вы ожидаете от адресата. Пример – I look forward to your prompt response regarding this matter.

Рекомендации по заключительному абзацу

Завершающая часть дает возможность подвести итоги и выразить ожидания от получателя. Этот абзац во многом создает ожидаемое впечатление, когда требуется подчеркнуть деловое партнерство. Особенности заключения – вежливость, лаконичность, четкость.

Рекомендуется прибегать к следующим фразам:

1. I look forward to your reply – подчеркивает заинтересованность в обратной связи;
2. Please do not hesitate to contact me if you have any questions – демонстрирует открытость и готовность помочь;
3. Please find the attached document – указывает на дополнительные материалы, которые полезны для понимания запроса или сообщения.

Заключение часто может включать какие-либо призывы, чтобы побудить получателя к ответу или выполнению необходимых операций. Уместно зачастую добавлять – I would appreciate your prompt response regarding this matter. Такое выражение акцентирует внимание на важности вопроса и показывает, что вы надеетесь на оперативное реагирование.

Если ожидаете дальнейшего общения, это также стоит выразить в заключении – I look forward to our continued collaboration. Это укрепляет деловые отношения, создает положительный имидж.

Как лучше подписывать письмо

Подпись завершает сообщение и оставляет последнее впечатление об адресанте. Правильный выбор выражения подчеркивает вежливость, уважение к получателю, а также профессионализм отправителя.

Формальные варианты подписей включают:

• Yours sincerely – подходит для большинства деловых ситуаций и показывает уважение
• Yours faithfully – считается формальным, применяется в официальной переписке;
• Best regards – используется для писем, которые не требуют строгой формальности;
• Kind regards – распространена для писем к знакомым, коллегам.

После выбора подходящего прощания важно оставить место для подписи от руки. Она должна быть аккуратной и четкой. Если уместно, стоит указать должность или звание. Вариант подходит, если вы пишете от имени компании или организации.

Стиль подписи зависит от культурных норм, ожиданий в профессиональной среде. Если нет уверенности в допустимости, лучше придерживаться более формального подхода и уберечься от недоразумений. Подпись завершает сообщение и демонстрирует профессиональные отношения.

Общие советы по подготовке письма

При написании делового сообщения важно учитывать несколько общераспространенных требований. Они помогают в создании положительного впечатления, вызывают желание начать или продолжить сотрудничество.

В силу этого придерживайтесь следующих рекомендаций:

1. Проверяйте орфографические и грамматические ошибки. Их наличие в тексте снижают ценность документа, вызывают сомнения в компетентности. Применяйте инструментами онлайн-проверки, перечитывайте письмо перед тем как его отправить.
2. Соблюдайте формальный тон. Важно поддерживать профессиональный стиль. Уходите от сленга и разговорных фраз, которые могут показаться неуместными. Пользуйтесь вежливыми и официальными формулировками, подчеркивающими уважение к получателю.
3. Подбирайте соответствующий шрифт. Надлежащее оформление письма на английском очень важно. Следует ориентироваться на подходы в конкретном регионе или компании. Привычный в применении шрифт и размер вызывает большее доверие получателя. Текст легче воспринимается, профессионально выглядит.
4. Следите за структурой. Логичная подача материала помогает читателю быстро понять основную мысль. При этом абзацы должны иметь свою тему, а переходы между ними отличаться плавностью.
5. Правильно форматируйте. Письмо должно быть аккуратным и профессиональным. Убедитесь, что все элементы правильно выполнены и расположены.

Важно также быть кратким и конкретным, избегать излишних деталей, длинных предложений, шаблонных фраз. Следует уходить от оборотов, сокращений, широко распространенных в разговорных вариантах речи.

Заключение

Деловая переписка зачастую требует внимательного и ответственного отношения не менее, чем подготовка к экзаменам. Используя рекомендации экспертов, имеющиеся образцы и шаблоны, проще создавать качественные и эффективные сообщения.

Школа иностранных языков ITEC предоставляет возможности в рамках изучения английского работать над оформлением деловых писем в иностранные компании, а также зарубежные учреждения и организации.